Admin procurement adalah seorang profesional yang memiliki tanggung jawab dalam mengatur dan menyediakan semua jenis dari proses pengadaan barang dan jasa di dalam suatu organisasi atau perusahaan. Tugas utama admin procurement seperti memastikan bahwa produk atau jasa yang dibutuhkan tersedia secara tepat waktu, mencapai persyaratan kualitas yang sudah ditentukan, dan didapatkan dengan harga yang wajar.
Tugas dan Tanggung Jawab Admin Procurement
Tugas dan tanggung jawab seorang admin procurement yaitu:
- Identifikasi Kebutuhan Pengadaan: Admin procurement perlu berbicara dengan rekan kerja internal untuk memahami kebutuhan pengadaan barang dan jasa dalam organisasi, mengevaluasi anggaran yang tersedia, dan mengembangkan strategi pengadaan yang efektif.
- Membuat Rencana Pengadaan: Admin procurement wajib mengatur rencana pengadaan yang meliputi informasi tentang produk atau jasa yang dibutuhkan, biaya yang tersedia, jangka waktu pengadaan, dan juga proses dan persyaratan pengadaan.
- Memilih Pemasok yang Tepat: Admin procurement perlu melakukan survey untuk menemukan pemasok yang bisa mencapai persyaratan pengadaan dengan harga yang masuk akal, serta mengecek rekam jejak pemasok untuk memastikan kualitas produk dan layanan yang dihasilkan.
- Negosiasi Harga dan Kontrak: Admin procurement perlu melakukan negosiasi dengan pemasok untuk mendapatkan harga yang terbaik dan menentukan persyaratan kontrak yang tepat dengan kebutuhan organisasi.
- Memantau Pengiriman dan Penerimaan Barang: Admin procurement wajib memastikan bahwa pengiriman barang tepat waktu dan sesuai dengan persyaratan kontrak, serta mengkoordinasikan dengan penerima untuk memastikan penerimaan barang yang tepat.
- Pelaporan dan Pemeliharaan Catatan: Admin procurement perlu membuat laporan pengadaan dan merawat catatan pengadaan yang akurat dan terkini.
- Menjaga Kepatuhan: Admin procurement perlu memastikan bahwa semua kegiatan pengadaan dijalankan sesuai dengan peraturan dan kebijakan organisasi, serta dengan hukum dan peraturan yang berlaku.
- Menjaga Hubungan dengan Pemasok: Admin procurement perlu menjalin dan menjaga hubungan baik dengan pemasok untuk memastikan kelancaran dan kualitas layanan yang diberikan oleh pemasok.
Secara keseluruhan, tugas dan tanggung jawab admin procurement yaitu untuk memastikan bahwa organisasi mendapatkan produk atau jasa yang diperlukan dengan harga yang masuk akal dan dalam jangka waktu yang tepat, serta memenuhi standar kualitas dan kepatuhan yang dibutuhkan.
Keuntungan dan Kekurangan menjadi Admin Procurement
Keuntungan menjadi admin procurement:
- Termasuk bagian penting dalam memastikan efektivitas perihal pengadaan barang dan jasa, yang bisa menghasilkan dampak positif pada performa organisasi secara menyeluruh.
- Mempunyai kesempatan untuk meningkatkan kemampuan dalam berbicara, bernegosiasi, dan mengatur tugas secara efisien dan efektif.
- Menerima kesempatan untuk bekerja dengan berbagai pemasok, dan membangun hubungan yang baik dengan mereka.
- Menjadi bagian dari tim kerja dan bekerja bersama rekan kerja dari berbagai tingkat divisi, sehingga memungkinkan untuk belajar dari mereka dan memperdalam ilmu berbisnis.
- Mempunyai peluang untuk mengambil keputusan penting perihal pengadaan barang dan jasa, yang bisa menghasilkan pengaruh besar pada performa organisasi.
Kekurangan menjadi admin procurement:
- Memiliki tanggung jawab besar dan tekanan perihal pengadaan barang dan jasa yang berkualitas, tepat waktu, dan harga yang terjangkau.
- Mempunyai resiko untuk bertanggung jawab atas kesalahan dalam proses pengadaan barang dan jasa, yang bisa berdampak buruk pada kinerja organisasi.
- Perlu memiliki kemampuan multitasking dan manajemen waktu yang cukup baik untuk bisa mengatur tugas dan tanggung jawab secara efisien.
- Memiliki ketergantungan pada pemasok untuk memenuhi kebutuhan organisasi, dan jika terjadi masalah dengan pemasok, bisa mempengaruhi proses pengadaan dan mempengaruhi kinerja organisasi.
- Harus berkemampuan untuk bekerja dalam lingkungan bisnis yang dinamis dan bisa berubah dengan cepat, dan wajib dapat beradaptasi dengan perubahan keadaan pasar atau kebutuhan organisasi.
Tantangan Admin Procurement
Berikut beberapa tantangan yang bisa saja dihadapi oleh admin procurement dalam menjalankan tugasnya adalah :
- Keterbatasan Anggaran: Admin procurement perlu bekerja dengan anggaran yang terbatas, dan seringkali perlu memikirkan trade-off antara harga dan kualitas perihal pengadaan barang dan jasa.
- Pemilihan Pemasok yang Tepat: Memilih pemasok yang tepat bisa menjadi tantangan karena banyak faktor yang harus dipertimbangkan, misalnya kualitas produk atau jasa, harga, dan keandalan .
- Persaingan yang Ketat: Seringkali, persaingan antara pemasok bisa membuat proses pengadaan menjadi kompleks dan sulit, dan admin procurement wajib mampu mengatur dan memenangkan persaingan yang sehat.
- Pengiriman yang Tepat Waktu: Admin procurement perlu memastikan pengiriman barang dan jasa tepat waktu, dan seringkali perlu menangani tantangan seperti masalah logistik atau kegagalan pengiriman yang tidak terduga.
- Perubahan Kebutuhan: Kebutuhan organisasi mungkin berubah sewaktu-waktu, yang bisa mempengaruhi rencana pengadaan yang sudah disusun oleh admin procurement. Oleh karena itu, admin procurement perlu mampu menyesuaikan rencana pengadaan dan bekerja secara fleksibel.
- Kepatuhan Hukum: Admin procurement perlu memastikan bahwa seluruh kegiatan pengadaan dijalankan sesuai dengan peraturan dan kebijakan yang ditetapkan, dan juga perlu memahami persyaratan dan peraturan hukum yang berlaku.
- Keterbatasan Sumber Daya: Terkadang, admin procurement perlu menghadapi keterbatasan sumber daya manusia dan teknologi, yang bisa mempengaruhi efisiensi dan efektivitas proses pengadaan.
Skill atau Keterampilan yang Dibutuhkan untuk menjadi Admin Procurement
Ada beberapa skill atau keterampilan yang dibutuhkan untuk menjadi admin procurement yang baik yaitu:
- Keterampilan Komunikasi: Admin procurement wajib mempunyai keterampilan komunikasi yang baik untuk berbicara dengan rekan kerja internal dan eksternal, termasuk pemasok.
- Kemampuan Negosiasi: Admin procurement harus mempunyai skill untuk bernegosiasi dengan pemasok untuk mendapatkan harga terbaik dan persyaratan kontrak yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.
- Pengetahuan Produk dan Jasa: Admin procurement wajib memiliki pengetahuan yang baik perihal produk atau jasa yang diperlukan untuk bisa menilai kualitas dan relevansi pemasok.
- Analisis Data: Admin procurement perlu mampu menganalisis data keuangan dan pengadaan untuk membantu dalam mengambil keputusan dan merancang strategi pengadaan yang efektif.
- Kepatuhan Hukum: Admin procurement wajib memahami persyaratan dan peraturan hukum yang tertera dalam pengadaan barang dan jasa, dan memastikan kepatuhan organisasi terhadap peraturan tersebut.
- Manajemen Waktu: Admin procurement harus bisa mengatur waktu dan tugas secara efisien dan efektif, mengikuti jadwal pengadaan dan memastikan pengiriman tepat waktu.
- Kemampuan Beradaptasi: Admin procurement perlu bisa beradaptasi dengan perubahan kebutuhan organisasi, dan juga perubahan keadaan pasar atau lingkungan bisnis.
- Kemampuan Berpikir Kritis: Admin procurement harus dapat berpikir kritis dan mengevaluasi alternatif pengadaan dengan pertimbangan beragam faktor misalnya biaya, kualitas, waktu, dan risiko.
- Keterampilan Berbahasa: Admin procurement wajib bisa berbahasa Inggris atau bahasa internasional lainnya untuk berbicara dengan pemasok atau rekan kerja internasional.
- Kemampuan Manajemen Konflik: Admin procurement harus dapat menangani dan menyelesaikan perselisihan yang bisa saja terjadi dalam proses pengadaan, baik dengan pemasok maupun rekan kerja internal.
Gaji dan Masa Depan Admin Procurement
Gaji admin procurement bisa bermacam-macam sesuai pada lokasi, perusahaan, dan level pengalaman. Berdasarkan data dari situs karir Indeed, rata-rata gaji admin procurement di Indonesia sekitar Rp 4.500.000,- per bulan.
Masa depan karir admin procurement sangat menjanjikan karena pengadaan barang dan jasa menjadi semakin penting dalam bisnis. Pada era globalisasi dan kompetisi yang semakin ketat, organisasi membutuhkan admin procurement yang handal untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pengadaan barang dan jasa sehingga bisa mendapatkan keuntungan yang lebih besar.
Tak hanya itu, sejalan dengan perkembangan teknologi dan digitalisasi, admin procurement juga harus memperbarui pengetahuan dan keterampilannya untuk memanfaatkan teknologi dalam mempercepat proses pengadaan barang dan jasa. Hal ini menjadi peluang bagi admin procurement yang mempunyai keahlian teknologi dan memahami tren bisnis saat ini.
Secara menyeluruh, masa depan karir admin procurement cukup cerah dan menjanjikan, terutama bagi mereka yang mempunyai kemampuan manajerial, komunikasi yang baik, dan juga bisa beradaptasi dengan perubahan kondisi bisnis.